এআই এজেন্সির জন্য অটোমেশন ও সিআরএম সেটআপ

একটি এআই এজেন্সি শুরু করার সময় অনেকেই ভাবেন—অফার ঠিক হলেই বুঝি কাজ শুরু। কিন্তু বাস্তবে অফারের পরের বড় কাজ হলো সিস্টেম তৈরি করা। 

কারণ একজন লিড আপনার ফানেলে ঢুকল, কল বুক করল, কলে এলো, পরে ক্লায়েন্ট হলো—এই পুরো যাত্রা যদি হাতে সামলাতে হয়, তাহলে খুব দ্রুত সবকিছু এলোমেলো হয়ে যাবে।

এখানেই দরকার হয় CRM এবং automation workflow। একটি ভালো এজেন্সি শুধু সেবা বিক্রি করে না, বরং একটি repeatable process তৈরি করে। 

যাতে নতুন লিড এলে তাকে nurture করা যায়, কল বুক হলে remind করা যায়, আর ক্লায়েন্ট close হলে onboarding শুরু হয়ে যায়।

এই লেখায় আমরা ধাপে ধাপে দেখব কীভাবে এআই এজেন্সির জন্য অটোমেশন ও CRM setup করতে হয়, আর প্রতিটি ধাপে কোন টুল নতুনদের জন্য সবচেয়ে কাজে লাগে।

প্রথমে CRM কেন দরকার

CRM বা Customer Relationship Management system হলো আপনার এজেন্সির অপারেশন সেন্টার। এখানে আপনি দেখতে পারবেন:

• কে নতুন লিড
• কে কল বুক করেছে
• কে no-show করেছে
• কে client হয়েছে
• কার সঙ্গে follow-up দরকার

এই কাজের জন্য সবচেয়ে বেশি যে টুলটি ব্যবহার করা হয়, সেটি হলো GoHighLevel। এজেন্সি জগতে এটি খুব জনপ্রিয়, কারণ এতে একসঙ্গে pipeline, automation, calendar, form, email, SMS, funnel—সবকিছু একসঙ্গে ম্যানেজ করা যায়।

নতুনদের জন্য GoHighLevel-এর বড় সুবিধা হলো, আলাদা ৮–১০টি টুল জোড়া লাগাতে হয় না। একটি জায়গা থেকেই core system দাঁড় করানো যায়।

তবে শুধু GoHighLevel-এ অ্যাকাউন্ট খুললেই হবে না। আপনাকে সেটির ভেতরে sales pipeline, automation workflow, calendars, email setup এবং client onboarding flow—এসবও ঠিকভাবে সাজাতে হবে।

ধাপ ১: একটি লিড পাইপলাইন তৈরি করুন

প্রথম কাজ হলো লিডগুলোকে ট্র্যাক করার জন্য একটি পাইপলাইন বানানো। ধরুন আপনার stages হতে পারে:

• New Lead
• Booked Appointment
• No Show
• Follow-up
• Closed Deal
• Lost Deal

এই pipeline setup করার জন্য সবচেয়ে উপযোগী টুল হলো GoHighLevel Pipeline ফিচার।

এখানে নতুন কেউ আপনার ফানেলে তথ্য দিলে সে ‘New Lead’ স্টেজে যাবে। যদি call book করে, তাকে ‘Booked Appointment’-এ নেওয়া যাবে। যদি ক্লায়েন্ট হয়ে যায়, তাহলে ‘Closed Deal’-এ যাবে।

নতুনদের জন্য এটি খুব গুরুত্বপূর্ণ। কারণ CRM ছাড়া আপনি খুব দ্রুত ভুলে যাবেন কার সঙ্গে কী অবস্থায় কথা চলছে। পাইপলাইন থাকলে business visually পরিষ্কার থাকে।

ধাপ ২: Lead Capture Automation চালু করুন

কেউ যখন আপনার ফর্ম ফিল করে বা ফানেলে তথ্য দেয়, তখন ideally automation trigger হওয়া উচিত। এই কাজের জন্য সবচেয়ে ভালো কম্বিনেশন হলো:

• GoHighLevel Form / Funnel
• GoHighLevel Workflow Automation

এখানে ট্রিগার হতে পারে:
কেউ ফর্ম সাবমিট করল → অটোমেশন শুরু হলো

এরপর কী হতে পারে?

• তার কাছে একটি welcome email গেল
• আপনার system থেকে তাকে পাইপলাইনে অ্যাড করা হলো
• follow-up sequence শুরু হলো

এটি করতে GoHighLevel-এর Workflow Builder খুব কাজের। এখানে ‘trigger’ সেট করা যায়, যেমন ‘Opportunity Created’ বা ‘Form Submitted’।

যদি আপনি অন্য ফর্ম টুল ব্যবহার করতে চান, তাও সম্ভব। কিন্তু নতুনদের জন্য আলাদা ফর্ম বিল্ডার না নিয়ে GoHighLevel-এর built-in form ব্যবহার করাই সহজ।

ধাপ ৩: ১০ দিনের Lead Nurturing Email Sequence তৈরি করুন

সব লিড সঙ্গে সঙ্গে call book করবে না। অনেকে আজ opt-in করবে, কিন্তু সিদ্ধান্ত নেবে পরে। তাই একটি nurturing sequence থাকা দরকার।

এই কাজের জন্য সেরা টুল সেটআপ হলো:

• GoHighLevel Email Workflow
• Content draft করতে ChatGPT

GoHighLevel-এ আপনি ১০ দিনের Email sequence তৈরি করতে পারবেন। আর প্রতিটি Email-এর লেখা ড্রাফট করতে ChatGPT ব্যবহার করতে পারেন।

উদাহরণ flow:

• প্রথম দিন: পরিচিতি
• দ্বিতীয় দিন: Problem awareness
• তৃতীয় দিন: Common mistake
• চতুর্থ দিন: আপনার system কীভাবে সাহায্য করে
• পঞ্চম দিন: Case study/ Example
• এরপর CTA-driven emails

এখানে GoHighLevel-এর মধ্যে ‘wait 1 day’ → ‘send email’ → ‘wait 1 day’ → ‘send email’ এই flow তৈরি করা যায়।

আর subject line, niche-specific copy, offer wording—এসব refine করতে ChatGPT খুব উপকারী। 

বিশেষ করে যদি আপনি plumbers, real estate agents, med spas, clinics—ভিন্ন niche-এ কাজ করেন।

ধাপ ৪: কেউ কল বুক করলে Nurturing Sequence বন্ধ করুন

এটি ছোট জিনিস মনে হলেও খুব গুরুত্বপূর্ণ।

ধরুন কেউ কল বুক করেছে, কিন্তু তারপরও সে প্রতিদিন ‘Book a call’ লেখা email পাচ্ছে। এতে system sloppy লাগে।

এই কাজের জন্য দরকার:

• GoHighLevel Workflow Logic
• ‘Remove from Workflow’ action

অর্থাৎ appointment booked automation-এর একদম শুরুতেই এমন একটি action রাখবেন, যাতে lead nurturing email sequence থেকে তাকে remove করা হয়।

এটি নতুনদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ একটি lesson:
Automation শুধু message পাঠানোর জন্য না, ঠিক সময়ে message বন্ধ করার জন্যও।

ধাপ ৫: Appointment Confirmation ও Reminder System সেট করুন

এজেন্সির বড় একটি সমস্যা হলো booked calls show না করা। অনেকে call book করে, পরে ভুলে যায় বা গুরুত্ব দেয় না।

এটি handle করার জন্য দরকার:

• GoHighLevel Calendar
• GoHighLevel SMS + Email Workflow

এখানে ideal reminder flow হতে পারে:

• Call book করার সঙ্গে সঙ্গে Confirmation email
• সঙ্গে Confirmation SMS
• ২৪ ঘণ্টা আগে Reminder
• ১ ঘণ্টা আগে Reminder
• ১০ মিনিট আগে Reminder

এই setup GoHighLevel-এর ওয়ার্কফ্লো দিয়েই করা যায়। Calendar booking trigger হলেই reminder workflow চালু হবে।

যদি SMS ব্যবহার করতে চান, তাহলে পরে phone number setup লাগবে, যেটা আমরা নিচে আলাদা করে আলোচনা করব।

এখানে email copy আর SMS copy better করতে ChatGPT ব্যবহার করা যায়। কিন্তু delivery automation-এর জন্য GoHighLevel-ই যথেষ্ট।

ধাপ ৬: Pre-call Video সিস্টেম তৈরি করুন

অনেক Agency owner call book হওয়ার পর prospect-কে আর কিছু দেয় না। এতে Lead unprepared অবস্থায় আসে। কেউ গাড়ি থেকে জয়েন করে, কেউ সিরিয়াস না, কেউ বিজনেস ডেটা জানে না।

এটি ঠিক করতে দরকার একটি pre-call page এবং একটি pre-call video।

এই কাজের জন্য সবচেয়ে প্র্যাকটিক্যাল টুলস:

• Page host করতে GoHighLevel Funnel
• Video record করতে Loom
• বিকল্প হিসেবে OBS Studio
• Video host করতে YouTube (Unlisted), Wistia, বা সরাসরি GoHighLevel media upload

Pre-call video-তে আপনি prospect-কে বলতে পারেন:

• নিরিবিলি জায়গা থেকে জয়েন করতে
• Pen/notebook ready রাখতে
• Business সম্পর্কিত কিছু তথ্য মাথায় রাখতে
• Call-এর উদ্দেশ্য কী

GoHighLevel-এর thank-you page-এ এই video embed করা যায়। ফলে call book করার পর prospect এই page-এ যায় এবং expectations clear হয়।

ধাপ ৭: কাস্টম ভ্যালুস ব্যবহার করে অটোমেশন ক্লিন রাখুন

যদি আপনি প্রতিটি workflow-এ বারবার Company name, pre-call link, booking link এগুলো ম্যানুয়ালি লিখতে থাকেন, পরে আপডেট করা কষ্টকর হবে।

এই কাজের জন্য useful feature হলো:

• GoHighLevel Custom Values

ধরুন আপনি একটি জায়গায় set করলেন:

• Company Name
• Pre-call Video Link
• Main Booking Link

এরপর email workflow-এ এগুলো dynamically pull করা যাবে।

এতে সুবিধা হলো, পরে যদি ডোমেইন বদলান বা ভিডিও লিঙ্ক আপডেট করেন, তাহলে একবার আপডেট করলেই সব অটোমেশনে effect পড়বে।

নতুনদের জন্য এটি শুরুতে একটু অ্যাডভান্সড মনে হতে পারে। কিন্তু একবার সেটআপ করলে system অনেক clean হয়।

ধাপ ৮: ক্লায়েন্ট ক্লোজ হলে অনবোর্ডিং ওয়ার্কফ্লো চালু করুন

যখন কেউ ক্লায়েন্ট হয়ে যায়, তখনও অটোমেশন শেষ না। বরং সেখান থেকে ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিং শুরু।

এখানে দরকারী টুলস:

• GoHighLevel Workflow
• GoHighLevel Tags
• Onboarding page/ ফানেলের জন্য GoHighLevel Funnel
• Welcome copy ড্রাফট করতে ChatGPT

যেভাবে কাজটি হয়:

Client close হলো → তাকে একটি ট্যাগ দেওয়া হলো, যেমন ‘Client Closed’
এই ট্যাগ ট্রিগার হিসেবে কাজ করবে → Onboarding workflow শুরু হবে

এরপর system:

• Welcome SMS পাঠাবে
• Welcome email পাঠাবে
• Onboarding link পাঠাবে
• পরের steps explain করবে

এভাবে client onboarding fast এবং professional হয়।

ধাপ ৯: ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিং পেইজ বা ফানেল বানান

নতুন ক্লায়েন্টদের অনেক তথ্য দিতে হয়। যেমন:

• পরের ধাপ কী
• আপনাকে কী access দিতে হবে
• ফর্ম কোথায়
• কীভাবে onboarding হবে

এই কাজের জন্য সবচেয়ে ভালো tool:

• GoHighLevel Funnel / Website Builder

এখানে কয়েকটি page থাকতে পারে:

• Welcome page
• Expectations page
• Intake form
• Access submission page
• Next-step instruction page

যদি ভিডিও যুক্ত করতে চান, তাহলে Loom দিয়ে রেকর্ড করে সেখানে embed করতে পারেন।

যদি Structured Client Information সংগ্রহ করতে চান, তাহলে ব্যবহার করতে পারেন:

• GoHighLevel Form
• বিকল্প হিসেবে Google Forms
• তবে system এক জায়গায় রাখতে চাইলে GoHighLevel form-ই ভালো

ধাপ ১০: ক্লায়েন্ট কনট্র্যাক্ট সিস্টেম চালু করুন

এজেন্সি বিজনেসে কন্ট্র্যাক্ট খুব গুরুত্বপূর্ণ। এতে দু’পক্ষের স্বচ্ছতা রক্ষা হয়।

এখানে দরকারী টুলগুলো হলো:

• Contract ড্রাফট করতে ChatGPT প্রাথমিক ভার্সনের জন্য
• Legal review’র জন্য Ideally Lawyer
• Send/ Sign process-এর জন্য GoHighLevel Documents & Contracts
• বিকল্প হিসেবে DocuSign বা PandaDoc

GoHighLevel-এর payment/document area-তে PDF contract আপলোড করা যায়, signature field বসানো যায়, তারপর ক্লায়েন্টকে পাঠানো যায়।

যদিও Legal Document-এর ফাইনাল কপি Ideally Lawyer দেখে দেওয়া ভালো, কিন্তু নতুন ফাউন্ডারদের জন্য ChatGPT প্রাথমিক ড্রাফট প্রস্তুত করতে সাহায্য করতে পারে। এরপর আপনি সেটিকে নিজের মতো করে এডিট বা ভ্যালিডেট করাতে পারেন।

ধাপ ১১: বিজনেস ফোন নম্বর কিনুন

SMS reminder, confirmation text, follow-up message—এসবের জন্য একটি বিজনেস ফোন নম্বর দরকার।

এই কাজের জন্য গুরুত্বপূর্ণ টুল:

• GoHighLevel Phone Number / LC Phone
• Underlying Provider হিসেবে সাধারণত Twilio-based infrastructure কাজ করে

GoHighLevel-এর ভেতর থেকেই নম্বর কেনা যায়। Area code অনুযায়ী Local number বেছে নেওয়া যায়। নতুনদের জন্য local-looking নম্বর ভালো, কারণ এর রেস্পন্স রেট toll-free number-এর তুলনায় অনেক সময় ভালো হয়।

এখানে লক্ষ্য হলো শুধু নম্বর কেনা না, বরং সেটিকে compliant করে ব্যবহারযোগ্য করা।

ধাপ ১২: A2P 10DLC Verification করুন

US বা কিছু মার্কেটে বিজনেস টেক্সটিং করার জন্য compliance দরকার হয়। এর নাম A2P 10DLC Verification।

এই প্রসেসের জন্য দরকার:

• GoHighLevel Trust Center
• আপনার website/ funnel link
• Privacy Policy page
• Terms of Service page
• Booking ফর্মে consent checkbox

অর্থাৎ SMS পাঠানোর আগে সিস্টেমকে দেখাতে হয় যে:

• User consent দিয়েছে
• Business real
• Privacy policy আছে
• Terms আছে

এই জায়গায় website/ funnel pages খুব গুরুত্বপূর্ণ হয়ে যায়।

Privacy Policy এবং Terms draft করার জন্য ব্যবহার করতে পারেন:

• ChatGPT draft version-এর জন্য
• Final polish-এর জন্য lawyer হলে ভালো
• Page publish করতে GoHighLevel Website/Funnel Builder

এখানে Checklist Mindset দরকার। শুধু ফর্ম থাকলেই হবে না, consent text স্পষ্ট হতে হবে যে ইউজার text, call, email এসব রিসিভ করতে রাজি।

ধাপ ১৩: Privacy Policy ও Terms pages লাইভ করুন

নতুনরা এই অংশকে সাধারণত অবহেলা করে। কিন্তু A2P approval, trust building, এবং professional presence—তিন জায়গাতেই এটি কাজে লাগে।

এই স্টেপের দরকারী টুলস:

• Page বানাতে GoHighLevel Website Builder
• Copy ড্রাফট করতে ChatGPT
• Simple final polishing-এর জন্য Grammarly বা manual edit

এখানে business name, email, website URL, data collection policy—এসব ঠিকমতো ফিলআপ করতে হবে।

তারপর ফানেলের footer বা form section থেকে এই পেইজগুলোর hyperlink যোগ করতে হবে।

ধাপ ১৪: Email Sending সিস্টেম ঠিক করুন

নতুন অনেক এজেন্সি অওনার default email দিয়ে automation চালু করে। 

এতে সব email স্প্যামবক্সে চলে যায়।

এটি ঠিক করার জন্য দুইটি practical route আছে।

Route 1: Gmail / Google Workspace SMTP-style connection

যে টুলগুলো কাজে আসবে:

• Google Workspace / Gmail
• GoHighLevel Email Services
• Google App Password

এখানে আপনি আপনার Gmail বা domain email কানেক্ট করতে পারেন। App Password তৈরি করে সেটি GoHighLevel-এ use করা যায়।

Route 2: Dedicated domain / Subdomain sending

Tools:

• GoHighLevel Dedicated Domain & IP
• domain provider হিসেবে GoDaddy বা অন্য registrar

এই route তুলনামূলক ক্লিন এবং স্কেলযোগ্য। এখানে আপনি একটি subdomain তৈরি করেন, যেমন:

• em.yourdomain.com
• mail.yourdomain.com
• reply.yourdomain.com

তারপর সেটি GoHighLevel-এর email sending system-এর সঙ্গে verify করেন।

নতুনদের জন্য যদি একটু এফোর্ট দিতে সমস্যা না হয়, dedicated sending subdomain approach সাধারণত বেশি professional।

ধাপ ১৫: Header ও Sender Identity ঠিক করুন

ইমেইল সেটআপের পর আরেকটি কাজ হলো sender identity স্পষ্ট করা।

Useful tools:

• GoHighLevel Set Headers
• Domain mail configuration

এখানে আপনি set করতে পারেন:

• Sender name
• Sender email

যেমন:
Abul Kashem
hello@em.yourdomain.com

এতে প্রস্পেক্টের কাছে আপনার পাঠানো email বেশি real ও branded লাগে।

ধাপ ১৬: সব অটোমেশন পাবলিশ হয়েছে কি না দেখুন

অনেক সময় ওয়ার্কফ্লো বানানো হয়, কিন্তু পাবলিশ করা হয় না। ফলে কিছুই পাঠানো যায় না।

এই স্টেপে চেক করতে হবে:

• Workflow draft নাকি published
• Trigger ঠিক আছে কি না
• Custom values বসানো হয়েছে কি না
• Calendar link connect হয়েছে কি না
• Reminder workflow ঠিক stage-এ fire করছে কি না

এই Quality check-এর জন্য আবারও মেইন টুল:

• GoHighLevel Workflow Dashboard

নতুনদের জন্য এটি boring step মনে হতে পারে, কিন্তু বাস্তবে এই চেকিং-এর কারণেই system reliable হয়।

কোন ধাপে কোন টুল ব্যবহার করবেন: সহজ সামারি

যদিও পুরো guide list-style না, তবু clarity-র জন্য দ্রুত mapping দিলে নতুনদের উপকার হবে।

• লিড pipeline → GoHighLevel Pipeline
• Lead capture form → GoHighLevel Form / Funnel
• Lead nurturing emails → GoHighLevel Workflow + ChatGPT
• Appointment reminders → GoHighLevel Calendar + Workflow
• Pre-call video → Loom / OBS / YouTube / Wistia
• Thank-you page → GoHighLevel Funnel
• Client onboarding → GoHighLevel Workflow + Funnel
• Contract sending → GoHighLevel Contracts / DocuSign / PandaDoc
• Business phone number → GoHighLevel Phone / LC Phone
• A2P compliance → GoHighLevel Trust Center
• Privacy policy & terms → GoHighLevel Pages + ChatGPT
• Email sending → Google Workspace / Gmail / GoHighLevel Dedicated Domain
• Logo বা simple visuals → Canva

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কথা: সিস্টেম সিম্পল রাখুন

এখানে একটি বড় লেসন আছে। AI agency world-এ অনেকে সিস্টেমকে অকারণেই জটিল করে রাখে। তখন বাইরে থেকে দেখতে একে খুব advanced লাগে, কিন্তু revenue আনতে সাহায্য করে না।

শুরুর জন্য আপনার যা দরকার:

• একটি CRM pipeline
• একটি lead nurture sequence
• Appointment reminder automation
• Basic onboarding workflow
• Phone + email setup
• Compliant funnel

এই ফাউন্ডেশন দিয়েই অনেক দূর যাওয়া যায়।

অর্থাৎ শুরুতে ৩০টা অটোমেশন নয়, ৪–৫টা যথাযথ অটোমেশন বেশি কার্যকরী।

এআই এজেন্সির জন্য অটোমেশন ও CRM setup মানে শুধু কিছু টেকনিক্যাল সেটিং করা না। এটি আসলে আপনার এজেন্সির backend operating সিস্টেম তৈরি করা। এখানেই ঠিক হয়:

• নতুন lead এলে কী হবে
• Call book করলে কী হবে
• Show-up বাড়াতে কী হবে
• Client close হলে কী হবে
• Onboarding কীভাবে smooth হবে

সঠিক টুলস ব্যবহার করলে এই কাজগুলো খুব সহজও হয়ে যেতে পারে। GoHighLevel এখানে central hub হিসেবে কাজ করতে পারে। ChatGPT কপি ও স্ট্রাকচার তৈরি করতে সাহায্য করতে পারে। Loom pre-call ও onboarding video সহজ করতে পারে। আর Google Workspace বা dedicated email domain system communication-কে professional করে।

যে ফাউন্ডার শুরুতেই এই backend সিস্টেম দাঁড় করাতে পারে, তার বিজনেস অনেক বেশি স্ট্যাবল হয়। কারণ তখন সে শুধু ম্যানুয়াল এফোর্ডের ওপর নির্ভর করে না; তার এজেন্সি ধীরে ধীরে system-driven business-এ পরিণত হয়।